Eric Wanscoor, président-fondateur de Qweeby a répondu à nos questions…

Qweeby propose la dématérialisation des factures clients… Quels sont les avantages pour les entreprises par rapport à une impression classique ?

Emettre une facture client électronique permet de s’affranchir du papier. On remplace la facture papier, et les manipulations qui lui sont liées, par une facture électronique (pdf signé conformément aux dispositions du code général des impôts) qui facilite les traitement tant à l’émission qu’à la réception.

En effet, qu’est-ce qu’une facture ? Des informations que l’émetteur sort de son système d’information pour les mettre sur un papier… Et que le récepteur s’empresse d’intégrer dans son propre outil de gestion. Ce qui compte ce sont les informations ; le papier est un support de transmission et de preuve juridique et fiscale.

Remplacer le papier par un flux électronique, c’est plus rapide, économique et facile. Rapide car quelques instants suffisent pour que la transmission soit effective (avec accusé de transmission). Economique car cela coûte entre 40 et 70 % moins cher qu’un courrier papier sortant. Facile car cela se fait directement en quelques clics, là où il fallait manipuler le papier, l’enveloppe et aller déposer le courrier à la poste.

Le récepteur s’y retrouve également car, avec le dispositif Qweeby, la facture émise sous format PDF signé, est fournie sous la forme d’une écriture comptable prête à intégrer dans son outil de gestion ! Il n’a pas besoin de saisir la facture reçue ou de la passer dans un traitement de numérisation (comme le proposent les opérateurs de dématérialisation de factures fournisseurs) qui coûte très cher à l’usage.

A partir de quelle échelle une entreprise peut-elle assurer un retour sur investissement correct ?

La dématérialisation est jouable à partir de quelques centaines de factures clients (dématérialisées) par an. Surtout si ce sont des factures avec plusieurs pages. Pour nous une facture émise est une facture : même si elle fait 10 pages et qu’il y a plusieurs destinataires (un mandataire et le client, par exemple) ; dans ce cas le retour sur investissement est encore plus rapide.

Notre offre est modulaire. Elle permet de démarrer sans coûts de mise en œuvre, en payant uniquement le flux de factures dématérialisées (une facture = une unité de compte) d’emblée moins cher que le timbre… Ensuite, les options modulaires peuvent être mises en œuvre au fur et à mesure de la montée en puissance. Le retour sur investissement est toujours rapide, voire immédiat.

Et comme nous dématérialisons à la source, je veux dire chez l’émetteur de la facture client, notre dispositif s’adapte à son processus de facturation. A la fois pour assurer la cohabitation des factures électroniques avec les factures papier, mais aussi pour faire face à des cas de figure courants dans la facturation client.

C’est vraiment plus écologique ? Les serveurs de Qweeby ont une empreinte carbone inférieure à celle des impressions papiers ?

Bonne question ! Nous n’avons pas encore réalisé de calculs précis sur ce point. Calculs forcément complexes car les factures, dans le B2B, ont souvent un nombre de pages important et parfois plusieurs destinataires…  Ce que je peux dire, c’est qu’une facture client électronique requiert environ 1 seconde de traitement (en tâche de fond) sur le poste de travail de l’émetteur et moins de 6 secondes sur notre infrastructure technique. Ceci quel que soit le nombre de pages et le nombre de destinataires.

A mon avis, si on se limite à comparer l’empreinte des serveurs avec l’empreinte du transport, la différence est dans l’épaisseur du trait. Par contre, si on prend en compte toutes les actions que la dématérialisation supprime, alors le bilan carbone est clairement en faveur du flux électronique, immatériel et direct.

Rien que l’impression en elle-même… Il suffit d’écouter l’imprimante travailler (et chauffer dans le cas d’une imprimante laser), de penser au cartouches usagées qu’il faut traiter pour identifier un gain évident. Ajoutons, les outils pour mettre sous pli, affranchir…  (voir aussi le dépôt manuel à la poste) ; et les opérations inverses en réception…

On peut même rêver d’un effet induit. En réduisant le volume du courrier à traiter, la dématérialisation va permettre de généraliser les facteurs à vélo ou à pied, là où des camionnettes sont actuellement nécessaires pour traiter les volumes que représente le courrier d’entreprise.

Dans tous les cas, il est indiscutable qu’une véritable facture client électronique, c’est-à-dire une facture émise d’emblée sous forme électronique fiscale, a forcément un bilan carbone meilleur qu’une facture papier dématérialisée en réception par numérisation, car dans ce cas on cumule les empreintes carbone du papier et de la numérisation.

Vous êtes installés dans un bâtiment HQE, pouvez-vous nous en dire quelques mots ?

Vous touchez là un point important : notre démarche RSE, dont l’implantation dans un bâtiment HQE fait partie. Bien entendu nos priorités sont la qualité de la prestation apportée à nos clients et la viabilité économique de l’entreprise ; mais cela ne se fait pas à n’importe quel prix. Le développement durable nous tient à cœur, tant dans notre activité en tant que telle que dans notre approche du business. Nous sommes implantés dans une Zone Franche et apportons une réelle contribution au développement du quartier en collaborant avec les instances locales (interventions dans les écoles, travail d’insertion, participation aux actions associatives…).

Par ailleurs l’entreprise adhère à l’association MIR (Made In Respect) et nous appliquons à nous mêmes la dématérialisation. Toutes nos factures sont ainsi dématérialisées avec notre solution.

Le bâtiment HQE où nous sommes, est né d’un groupement d’entreprises qui travaillent sur le développement durable, chacune à sa manière et dans son activité. S’y trouvent une entreprise de nettoyage industriel qui applique des méthodes et des produits écologiques, une entreprise de second œuvre qui promeut des produits et techniques HQE… La dématérialisation y trouve naturellement sa place.

Au quotidien ce bâtiment est très agréable. En fait on ne perçoit pas de différences avec un bâtiment non HQE ; ou, plutôt, les caractéristiques de la conception HQE sont tellement évidentes et naturelles, qu’elles ne se fondent dans le quotidien. Je ne dispose pas des éléments chiffrés pour comparer avec un bâtiment non HQE sur le plan coût d’usage ; en tous cas les charges sont très raisonnables.

Vous proposez un coffre-fort électronique, de quoi s’agit-il ?

Les documents électroniques à valeur légale ou fiscale nécessitent une conservation pérenne sur un support inaltérable. Cette conservation intervient dans leur valeur de preuve, en complément de la signature électronique qui atteste leur intégrité et leur authenticité. Le coffre fort électronique à valeur probatoire est la meilleure solution existante.

Qweeby ne propose pas de coffre en particulier. Nous incitons notre client à avoir le sien dans lequel nous déposons automatiquement ses factures électroniques. Pour cela nous avons des partenaires spécialisés. Nous considérons que la stratégie d’archivage électronique est du ressort de l’entreprise, et non d’un opérateur qui va stocker pour elle dans son propre coffre.  Si l’entreprise part dans cette direction, dans quelques années elle se retrouvera avec des documents dans plein de coffres différents ! c’est à elle de définir sa stratégie de conservation des documents électroniques, et à ses prestataires de déposer dans SON coffre. Pas l’inverse !

Vous avez été récompensés par les E-Doc Awards 2011 de la FedISA, c’est pour vous une consécration ?

Il s’agit d’une reconnaissance de la profession car la FedISA est la fédération de référence dans la gestion documentaire. C’est la validation de notre approche et de l’innovation apportée par notre dispositif. En ce sens c’est une consécration. Néanmoins nous n’en sommes encore qu’au début, car la dématérialisation de factures, pour le moment, se résume à la numérisation en réception des factures reçues, et non, comme nous le proposons et comme c’est le plus pertinent, par la génération à la source d’un flux électronique exploitable.

Quelles sont vos perspectives de développement et projets d’avenir ?

Les perspectives sont importantes. Rien qu’entre les entreprises, plus de 3 milliards de factures circulent chaque année. Et rien n’interdit de dématérialiser aussi les factures grand public ! Nous en sommes au début, toutes les entreprises, vont progressivement s’y mettre et monter en puissance.

Merci Eric Wanscoor d’avoir répondu aux questions de Biomelo.

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